第四十三篇 如何利用參加扶輪社學習「時間管理」補充說明

2025/08/28

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好人客扶輪開講系列
永和社 程聖民PP Frank

第四十三篇

如何利用參加扶輪社學習「時間管理」補充說明

上一篇時間管理中提到時間區塊法（Time Blocking）是一種時間管理策略，特別針對它為大家詳細解說。時間區塊法的核心概念是將你的時間劃分成特定的「區塊」或「時段」，並為每個區塊預先指定一項特定的任務或活動。
想像一下你的行事曆，它不再只是一個記錄會議的工具，而是一個你已經排滿了所有待辦事項、並精準規劃好何時完成它們的藍圖。這就是時間區塊法的精髓。
為什麼要使用時間區塊法？
傳統的待辦事項清單有時候會讓人感到不知所措，因為它只列出了要做什麼，卻沒有說明何時做。時間區塊法彌補了這個缺陷，它能幫助你：
1.專注於單一任務： 一旦你為一個時間區塊設定了任務，你就知道在這段時間內只做這件事。這能有效減少分心，提高工作效率和專注力。
2.估算時間更準確： 當你練習將任務分配到時間區塊時，你會更清楚地了解完成不同任務所需的時間。這能幫助你未來更精準地規劃。
3.減少分心和拖延： 當你的時間表是預先規劃好的，你就更不容易被突發事件或社群媒體等干擾。你已經承諾了這段時間給某項任務，便會傾向於遵守。
4.看到實際進度： 完成一個時間區塊的任務後，你會有一種成就感，並清楚地看到你的工作進度。
5.平衡生活與工作： 你可以預先安排工作時間、休息時間、用餐時間、運動時間，甚至是個人興趣的時間。這有助於避免過勞，實現工作與生活的平衡。
如何實踐時間區塊法？
實踐時間區塊法通常包括以下步驟：
1.列出所有待辦事項： 把你需要完成的所有任務、會議、活動都寫下來，無論大小。
2.估計每項任務所需時間： 對於每一項任務，估計你認為完成它需要多少時間。這不一定要非常精準，但要有一個大致的概念。
3.打開你的行事曆（日曆）： 可以是實體日誌、Google 日曆、Outlook 日曆或其他任何你習慣使用的電子行事曆工具。
4.開始「區塊化」時間：
（1）.首先安排那些固定且非彈性的時間，例如會議、約會、固定課程等。
（2）.然後將你列出的待辦事項分配到行事曆上的空閒時間區塊。例如，你可能會排定「上午 9:00 - 10:30：撰寫報告」，「下午 2:00 - 3:00：回覆重要郵件」。
（3）.記得要包含休息時間。連續工作而不休息會降低效率，所以也要為休息、用餐、運動等安排時間區塊。
（4）.堅持執行： 一旦你排定了時間區塊，就要盡力遵守。當你進入某個時間區塊時，就專注於該區塊指定的任務。
（5）.彈性調整： 雖然要堅持執行，但也要保留彈性。生活總會有意外，如果某個任務超時或有突發事件，學習如何調整你的時間區塊，而不是完全放棄。
時間區塊法的例子：
假設你的一天：
1.上午 8:00 - 9:00： 運動與早餐
2.上午 9:00 - 11:00： 處理高優先級專案 A
3.上午 11:00 - 12:00： 回覆郵件和訊息
4.中午 12:00 - 1:00： 午餐與休息
5.下午 1:00 - 3:00： 參加部門會議
6.下午 3:00 - 4:30： 規劃下週工作計畫
7.下午 4:30 - 5:00： 處理雜務與準備下班
8.下午 6:00 - 7:00： 家庭時間/個人興趣
這種明確的安排，讓你對每一天的時間運用一目了然，從而提升效率和掌控感。
你有嘗試過這種時間管理方法嗎？祝你一切順利！

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